中文商务邮件

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name: business-email-zh
description: 当用户需要撰写中文商务邮件时使用——包括合作洽谈、会议安排、进度汇报、催办、投诉回应、拒绝请求等场景。包含结构模板、语气分级与不同关系亲疏的措辞选择。
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# 中文商务邮件

## 通用结构

四段，顺序不要调换：

1. **主题行**——收件人只看这一行决定是否打开，也决定日后能否搜到
2. **称呼**——按关系亲疏与层级选择
3. **正文**——第一句给结论，后面给背景与细节
4. **收尾**——明确的下一步 + 时间点

## 主题行

格式：`[类型] 具体事项 - 关键信息`

| 场景 | 示例 |
| --- | --- |
| 会议邀请 | 会议邀请｜Q3 渠道复盘 - 8月5日 14:00 |
| 进度汇报 | 项目进度｜官网改版第二阶段完成 - 待确认 3 项 |
| 催办 | 提醒｜合同盖章 - 本周五前需回寄 |
| 合作洽谈 | 合作洽谈｜XX 品牌联名 - 附方案 |

避免："关于一些事情"、"你好"、空主题、纯"紧急"。

## 正文：结论先行

中文商务邮件最常见的问题是把结论埋在末尾。正确做法：

> ❌ 上周我们讨论了新版官网的方案，之后设计团队做了三轮修改，考虑到移动端适配问题，我们又调整了导航结构，因此……所以想请您在本周五前确认首页方案。
>
> ✅ **想请您在本周五（8月8日）前确认首页方案。** 背景：设计已完成三轮修改，导航结构按移动端适配做了调整，具体见附件第 2 页。

## 语气分级

同一件事，按关系与层级调整措辞强度：

| 关系 | 请求 | 催办 | 拒绝 |
| --- | --- | --- | --- |
| 初次接触 / 上级 | 不知是否方便…… | 想跟您确认一下进度 | 这次可能不太合适，主要考虑是…… |
| 熟悉的平级 | 麻烦帮我…… | 这个还差你这边 | 这个我这边接不了，原因是…… |
| 长期合作 | 帮个忙 | 催一下哈 | 这次先不做了 |

对上不要用"请尽快"（隐含施压），改"请问大概什么时候方便"。对下不要用"必须"，改"需要在 X 前完成，有困难随时说"。

## 几个高频场景的要点

**催办**：先给对方留台阶（"可能是我上封邮件没说清"），再给明确时间点，最后说明延迟的后果（客观陈述，不威胁）。

**拒绝**：先明确拒绝（不要绕圈让对方猜），再给一个真实原因，最后给一个替代方案或未来可能。

**投诉回应**：先承接情绪（"这个情况确实影响到您了"），再说明已查明的事实，再给补偿或修复方案，最后说明防止再发生的措施。不要在第一段解释原因——对方此时不想听。

**汇报**：结论、数据、风险、需要的支持。四项各一段，不要混写。

## 发送前检查

- [ ] 主题行能让三个月后的自己搜到
- [ ] 第一句就是结论或诉求
- [ ] 有明确的下一步和时间点（不是"尽快"）
- [ ] 附件真的附上了，且文件名有意义
- [ ] 收件人 / 抄送分清（需要行动的放收件人，仅知悉的放抄送）
- [ ] 没有情绪化表述

## 需要用户提供的信息

- 收件人身份与关系亲疏
- 要达成的具体目标
- 关键事实与时间点
- 是否有需要回避或谨慎处理的情况